システム販売上長承認メール for IBM Notes

Notesユーザーのためのメールセキュリティ対策 メールの誤送信や故意による情報漏えいをブロック

IBM Notesを インターネットメールとしてご利用の環境で、
上長承認を前提としたメール発信機能を実現する、Notes/Dominoアプリケーションです。

メールによる情報漏えいリスク

インターネットメールは一旦送信すると、すぐに相手先のメール・サーバーに届き、回収することができません。
宛先エラーであれば、再送信で済む場合もありますが、誤送信した内容によっては、企業の社会的な信用が損なわれることもあります。
誤送信には、以下のようなケースがあります。

  1. 宛先の誤り
    宛先を間違え、別の相手に送信して情報が流出する。
  2. 添付ファイルの誤り
    誤ったファイルを添付して情報が流出する。
  3. 本文の内容の誤り
    誤った情報が外部に流出する。
  4. 宛先設定(BCCとCC)の誤り
    BCCとCCを間違えて、他のユーザーのアドレスが見られる状態になる。
    「誤送信」でなく、「悪意を持った」のケースでは、さらに大きな問題が発生します。
  5. 故意による情報漏えい
    内部の人間がメールを利用して、社外へ情報を持ち出す。
情報漏えい事故は後を絶ちません。事故を起こした企業が被る損害は、コスト面、イメージ面ともに非常に大きく、企業の情報流出に対するリスクが高まっています。
さらに、内部統制強化・J-SOX対応が急務になっているなか、多くの企業ではメールの暗号化や履歴管理と並び、情報流出を防止する仕組みが求められています。

メールによる情報漏えいリスク

「上長承認メール for IBM Notes」は、Notes/Dominoのメールテンプレートを変更するだけで、誤送信や故意による機密情報漏えいを未然に防止します。

  1. 上長への申請依頼/承認などの操作が簡単
    部下からのメール送信申請に対して、上長が画面上で容易に承認/差戻しできます。
  2. 上長承認の条件設定が可能
    上長の承認業務の負担が大きくならないように、承認対象の条件を設定できます。
    【運用例】
    • 社内向け/関係会社向けのメール:上長承認なしで送信
    • 社外向けのメール[添付ファイルあり]:上長承認を経て送信
    • 社外向けのメール[添付ファイルなし]:上長承認なしで送信
    • 社外向けのメール[宛先人数3名以上]:上長承認を経て送信
    • 社外向けのメール[宛先人数2名]:上長承認なしで送信
  3. 代理承認者の設定が可能
    承認する上長が不在の場合、代理承認者(最大10名まで設定可)が承認できます。
    担当者のメールデータベースのACLを、設定画面から自動変更できます。
  4. 承認監査ログが記録
    誰が、いつ、承認/差戻しを判断したのか、ログが記録されます。
  5. 専用機器やシステムの追加が不要
    Dominoサーバーやクライアント端末の設定変更は不要です。
    メールのテンプレート(設計)を入れ替えるだけで導入が可能です。

上長承認メールの機能

  1. 担当者(申請者)用機能
    宛先を間違え、別の相手に送信して情報が流出する。
    • 代理承認者の追加、マスタに10名まで登録可能
    • 承認依頼メールの申請、申請後の申請取下げ
    • 承認済み文書の発信、差戻し文書からのメール再作成
    • 緊急時の承認なしでの送信
  2. 上長(承認者)用機能
    • 承認依頼メールの承認/差戻し(否認)
    • 承認対象設定機能
      • 対象外とする宛先ドメインを検知
      • 添付ファイルの有無を検知
      • 宛先の人数を検知
  3. 管理者用機能
      ログ記録
    • 一覧(送信者別、承認者別、宛先別、承認処理別、内容別)
    • 承認アクションを記録(依頼、取下げ、承認、差戻し)
    • 送信内容の記録(宛先、緊急送信の記録、添付ファイルの有無)
類似・関連製品
お問い合わせ

受付時間:9:00~17:40 ※土日祝日を除く

お問い合わせ
資料請求
ページトップ