メールによる情報漏えいリスク

インターネットメールは一旦送信すると、すぐに相手先のメール・サーバーに届き、回収することができません。
宛先エラーであれば、再送信で済む場合もありますが、誤送信した内容によっては、企業の社会的な信用が損なわれることもあります。
誤送信には、以下のようなケースがあります。

1. 宛先の誤り
   宛先を間違え、別の相手に送信して情報が流出する。
2. 添付ファイルの誤り
   誤ったファイルを添付して情報が流出する。
3. 本文の内容の誤り
   誤った情報が外部に流出する。
4. 宛先設定（BCCとCC）の誤り
   BCCとCCを間違えて、他のユーザーのアドレスが見られる状態になる。
   「誤送信」でなく、「悪意を持った」のケースでは、さらに大きな問題が発生します。
5. 故意による情報漏えい
   内部の人間がメールを利用して、社外へ情報を持ち出す。

メールによる情報漏えいリスク

「上長承認メール for IBM Notes」は、Notes/Dominoのメールテンプレートを変更するだけで、誤送信や故意による機密情報漏えいを未然に防止します。

1. 上長への申請依頼/承認などの操作が簡単
   部下からのメール送信申請に対して、上長が画面上で容易に承認/差戻しできます。
2. 上長承認の条件設定が可能
   上長の承認業務の負担が大きくならないように、承認対象の条件を設定できます。
   【運用例】
   
   • 社内向け/関係会社向けのメール：上長承認なしで送信
   • 社外向けのメール[添付ファイルあり]：上長承認を経て送信
   • 社外向けのメール[添付ファイルなし]：上長承認なしで送信
   • 社外向けのメール[宛先人数3名以上]：上長承認を経て送信
   • 社外向けのメール[宛先人数2名]：上長承認なしで送信
3. 代理承認者の設定が可能
   承認する上長が不在の場合、代理承認者(最大10名まで設定可)が承認できます。
   担当者のメールデータベースのACLを、設定画面から自動変更できます。
4. 承認監査ログが記録
   誰が、いつ、承認/差戻しを判断したのか、ログが記録されます。
5. 専用機器やシステムの追加が不要
   Dominoサーバーやクライアント端末の設定変更は不要です。
   メールのテンプレート(設計)を入れ替えるだけで導入が可能です。

上長承認メールの機能

1. 担当者（申請者）用機能
   宛先を間違え、別の相手に送信して情報が流出する。
   • 代理承認者の追加、マスタに10名まで登録可能
   • 承認依頼メールの申請、申請後の申請取下げ
   • 承認済み文書の発信、差戻し文書からのメール再作成
   • 緊急時の承認なしでの送信
2. 上長（承認者）用機能
   
   • 承認依頼メールの承認/差戻し(否認)
   • 承認対象設定機能
     
     • 対象外とする宛先ドメインを検知
     • 添付ファイルの有無を検知
     • 宛先の人数を検知
3. 管理者用機能
   
   ログ記録
   • 一覧（送信者別、承認者別、宛先別、承認処理別、内容別）
   • 承認アクションを記録（依頼、取下げ、承認、差戻し）
   • 送信内容の記録（宛先、緊急送信の記録、添付ファイルの有無）