こんな課題におすすめ

  • メールによる事故等があり、誤送信対策の検討が必要となった。
  • メールの一定期間保留や添付ファイルの暗号化だけでは、情報漏洩対策が不安。
  • Notesのメールを使っており、セキュリティ対策が必要であるが、新たなサーバー構築などは回避したい。
  • 新人のメールマナー等を確認し、コーチングや育成につなげたい。
  • 金融機関など業界のルールにより、社外宛メールの誤送信対策を厳格に行う必要がある。

導入メリット

01.上長への申請依頼/承認などの操作が簡単
部下からのメール送信申請に対して、上長が画面上で容易に承認/差戻しできます。
02.専用機器やシステムの追加が不要
サーバー構築やクライアント端末の設定変更は不要です。
Notesメールのテンプレート(設計)を入れ替えるだけで導入が可能です。
03.上長承認の条件設定が可能
上長の承認業務の負担が大きくならないように、承認対象の条件を変更可能です。
04.代理承認者の設定が可能
承認する上長が不在の場合、代理承認者(最大10名まで設定可)が承認できます。
05.承認ログが記録される
誰が、いつ、承認/差戻しを判断したのか、ログが記録されます。

仕様・スペック

メール誤送信のリスク回避を簡単に実現

電子メールの主なリスクと「上長承認メール for Notes/Domino」の範囲

上長への申請依頼/承認などの操作が簡単

上長によるメールチェック運用イメージ

上長承認メール for Notes/Domino の基本機能

上長による承認操作イメージ

管理者向け機能:承認ログ出力機能

管理者向け機能:承認処理対象の設定

機能

1. 第三者による承認の設定

  • 承認者1名、代理承認者10名まで
  • Excelによるエクスポート/インポート

2. 承認を必要とする条件の設定

  • 承認対象外とする宛先ドメイン
  • 添付ファイルの有無を検知
  • 宛先に含まれる人数
  • 社内送信者別で、承認が必要か否かの切替

3. 緊急時の送信機能

4. ログ取得機能

  • 一覧(送信者別、承認者別、宛先別、承認処理別、内容別)
  • 承認アクションを記録(依頼、取下げ、承認、差し戻し)
  • 送信内容の記録(宛先、緊急送信の利用、添付ファイルの有無)

動作環境・前提条件

  1. 対象バージョンは Notes / Domino[8.5、9.0、V10]となります。
  2. Notesクライアントでの使用となります。(Basic / Standard)
  3. ユーザのNotesメール(アプリケーション)の設計置換を必要とします。
  4. 承認機能を追加するメールテンプレートはバージョン[8.5、9.0、V10]を使用します。
  5. Notesメール(アプリケーション)をカスタマイズしている場合は、別途調査が必要となります。
  6. 担当者のNotesメール上には、上長に対して作成者以上の権限を設定する必要があります。